Voorwaarden

NOOT: Bijgaande voorwaarden hebben betrekking op de Saas-producten van Smile. Voor Enterprise klanten hanteren wij afwijkende voorwaarden die individueel met de klant zijn afgesproken. Deze voorwaarden zijn voor het laatst aangepast op 26 maart 2020.

Artikel 1 Algemeen

Deze voorwaarden zijn van toepassing bij levering van alle SaaS-diensten door Smile BV. Over de voorwaarden wordt niet onderhandeld, tenzij in de offerte expliciet gekozen is voor de extra investering voor een contract op maat.

Artikel 2 Intellectuele eigendom en auteursrechten

Met de aanvaarding van deze voorwaarden ontvang je een niet exclusief gebruiksrecht inzake de door Smile BV ter beschikking gestelde standaard softwarediensten en wordt je aangemerkt als ‘Gebruiker’ van de SaaS-dienst van Smile BV. Het gebruiksrecht van de binnen deze dienst geleverde software is niet aan derden overdraagbaar. Het is Gebruiker niet toegestaan de software te decompileren, kopiëren, veranderen, reproduceren, verkopen, in bruikleen af te staan, te verhuren, vervreemden, of in zekerheid over te dragen.

Smile BV heeft het recht om daar waar zij dit wenselijk acht, haar bedrijfsnaam en/of de merknaam van de ter beschikking gestelde softwarediensten, in de gebruikersinterface (GUI) van de ter beschikking gestelde softwarediensten te verwerken.

Artikel 3 Betaling

Voor het eerste jaar van gebruik geldt, dat de software uiterlijk binnen twee werkdagen na aanvraag wordt vrijgegeven. Ook de factuur voor de het overeengekomen bedrag wordt uiterlijk binnen twee werkdagen na aanvraag verzonden.

PO-nummers of ander betalingskenmerken kunnen alleen in de factuur worden opgenomen als dit nummer of kenmerk bij het ondertekend retour sturen van de offerte wordt meegestuurd. PO-nummers of andere betalingskenmerken die later kenbaar worden gemaakt, kunnen NIET meer in de factuur worden opgenomen.

De betaling van deze door Smile BV toegezonden facturen dient te geschieden binnen 15 dagen na factuurdatum. Het ontbreken van een niet of te laat verstuurd PO-nummer of ander soort betalingskenmerk schort deze betalingsplicht NIET op.

Indien het volgens de factuur verschuldigde bedrag niet binnen de overeengekomen termijn is voldaan vervalt tijdelijk het recht op het gebruik van de software. De toegang tot de software kan op dat moment dus worden geblokkeerd. Indien na een tweede periode van 15 dagen (dus 30 dagen na datum factuur) nog geen betaling is ontvangen, kan de factuur uit handen worden gegeven.

De tarieven worden door Opdrachtnemer één keer per jaar automatisch aangepast, voor het eerst één jaar na ingangsdatum contract. De aanpassing zal plaats vinden op basis van indexering als vermeld in de CBS-index ’zakelijke dienstverlening’. De aanpassing zal maximaal gelijk zijn aan deze CBS-index.

De vervolgfactuur voor elk volgende jaar van gebruik wordt uiterlijk 15 dagen voor het aflopen van deze eerste jaarperiode automatisch door Smile BV toegezonden tenzij het account is opgezegd (zie hieronder). Ook voor vervolgfacturen geldt dat – indien deze niet binnen 15 dagen worden voldaan – het recht op het gebruik van de software tijdelijk vervalt. Indien na een tweede periode van 15 dagen (dus 30 dagen na datum factuur en 15 dagen na datum prolongatie) nog geen betaling is ontvangen, kan de factuur uit handen worden gegeven.

Artikel 4 Supportovereenkomst

Er wordt door Smile BV een Supportovereenkomst verstrekt.

Support procedure

Smile Services is het aanspreekpunt van Smile BV voor medewerkers van Gebruiker. De belangrijkste taak van Smile Services is het zorgdragen voor het juist registreren van incidenten en wijzigingen, de monitoring op de voortgang van de afhandeling en de terugkoppeling naar Gebruiker.

Je kunt Smile Services online bereiken via de online Smile Service Community community.smile.nl.

Deze Service Community laat in één oogopslag de status van alle meldingen zien.

Smile Services gaat als volgt te werk:

Na het vastleggen van jouw melding via community.smile.nl, ontvang je per mail een bevestiging inclusief registratienummer.
Onder dit nummer kun je 24/7 de huidige stand van zaken opvragen in de Service Community.
De supportmedewerker zal jouw melding zo snel mogelijk afhandelen.
Voor spoedeisende zaken kun je Smile Services ook bereiken op werkdagen van maandag t/m vrijdag van 08:30 – 17:00 uur via het telefoonnummer 073 528 00 40.
Alle werkzaamheden zullen door Smile BV worden verricht binnen zijn normale werktijden. Deze zijn gelegen op maandag tot en met vrijdag van 08.30 tot 17.00 uur, met uitzondering van alle in Nederland geldende officiële feestdagen.

Service Levels behorend bij support procedure

Resolvetijd storingen: hoge prioriteit 2 werkdagen, normale prioriteit 10 werkdagen.

Resolvetijd vragen en klachten: 2 werkdagen.

Smile Services lost 90% van de meldingen binnen de hierboven genoemde termijn op.

NB: In nauw onderling overleg kunnen meldingen op lage prioriteit worden gezet. Dat betekent dat ze tot nader order ‘on hold’ staan

Artikel 5 Specificaties van de SaaS-diensten

Provider

De hosting wordt verzorgd door een Provider die op adequate wijze aandacht besteed aan beschikbaarheid, betrouwbaarheid (integriteit) en vertrouwelijkheid (privacy). Met deze Provider is een niveau van 99% server up-time* overeengekomen.

De provider is ISO27001 en NEN 7510 gecertificeerd en voert samen met Smile BV een pro-actief beleid t.a.v. het voorkomen van zaken die de hosting diensten kunnen verstoren, zoals bijvoorbeeld een aanval door hackers. Een en ander conform wat er op dit vlak in redelijkheid en billijkheid van Provider en Gebruiker verwacht mag worden.

Geheimhouding en Beveiliging

De Provider installeert en onderhoud een adequate Firewall en voert een actief updatebeleid. Gebruiker voert een actief wachtwoordbeleid en slaat wachtwoorden bcrypt-beveiligd op in de database.

Smile BV zal alle informatie en/of data van Gebruiker op welk medium dan ook aan geen ander beschikbaar stellen of openbaar maken dan aan de door Gebruiker aangewezen personen of organisaties.

Partijen zullen alle kennis omtrent toegangsregels en -codes welke door de andere partij in verband met het systeem worden gehanteerd, geheimhouden en alle benodigde voorzieningen treffen teneinde te voorkomen dat deze kennis in handen van onbevoegden raakt.

Partijen zorgen ervoor dat hun personeel en door hen ingeschakelde derden schriftelijk tot geheimhouding zijn verplicht.

Partijen zullen hun systemen en infrastructuur adequaat beveiligen en te allen tijde antivirus programmatuur in werking hebben.

Eigendom van gegevens

De door Gebruiker geproduceerde en opgeslagen gegevens zijn en blijven eigendom van Gebruiker.

Verplichtingen van de Smile BV t.a.v. gegevens- en databeheer:

Smile BV is verantwoordelijk voor de juiste en veilige opslag van door Gebruiker ingevoerde gegevens en voor de back-ups.

Verplichtingen van de Gebruiker t.a.v. gegevens- en databeheer:

Gebruiker is verantwoordelijk voor de juiste invoer van gegevens en het hanteren van een veilig wachtwoordenbeleid.

Onderhoud

Smile BV kan de SaaS-dienst geheel of gedeeltelijk tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud. Smile BV zal de buitengebruikstelling niet langer laten duren dan noodzakelijk, zo mogelijk buiten kantoortijden laten plaatsvinden en, naar gelang van omstandigheden, aanvangen na overleg met Smile BV.

De volgende Maintenance Windows zijn vastgesteld: Van vrijdag 22.00 uur CET tot zaterdag 7.00 uur CET en elk jaar het laatste weekend van maart en het eerste weekend van oktober.

* Meetmethode Uptime

De server uptime wordt gemeten op 24-uurs basis en berekend aan de hand van de volgende formule:

B = (A – P – U) / A – P
B = Percentage beschikbaarheid
A = Aantal uren
P = Preventief onderhoud c.q. geplande uitval
U = niet geplande uitval c.q. storingen
U en P gemeten in uren
Aantal uren: A = 365 dagen * 24 uur = 8760 uur
Preventief onderhoud: P = 8 uur * 12 maanden = 96 uur

* De geplande onderhoudswerkzaamheden en onmacht (zoals DDOS-aanvallen) vallen hierbuiten.

Tools

Ten behoeve van het meten en controleren van de prestaties van de hostingdiensten hanteert de Smile BV de volgende tools:

Tool 1: de systemen worden continue gemonitord. Verstoringen en downtime worden gelogd door Smile BV. Downtime wordt zodoende snel geconstateerd, gelogd en gerapporteerd;
Tool 2: de Smile Service Community is ertoe ingericht om een SLA-rapportage geautomatiseerd op te kunnen leveren;
Tool 3: een certified ethical hacker voert tests uit om eventuele onregelmatigheden op de servers pro-actief op te sporen

Artikel 6 (sub-) Verwerkersafspraken

Voor zover Smile BV in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens voor Gebruiker verwerkt, wordt Smile als (sub-) verwerker in de zin van de AVG aangemerkt.

Smile verwerkt persoonsgegevens, als gedefinieerd in de AVG, op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Smile BV is niet gerechtigd om op enig moment de persoonsgegevens die zij ter beschikking krijgt op enigerlei wijze geheel of gedeeltelijk anders te (doen) gebruiken dan voor de uitvoering van de Overeenkomst een en ander behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

Smile BV zal passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging daarvan, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. De actuele maatregelen worden op deze pagina kenbaar gemaakt.

Gebruiker kan vanuit de rol van Verantwoordelijke een Verwerkingsovereenkomst sluiten met Smile B.V.. Smile stelt hiervoor een standaard overeenkomst beschikbaar. Deze overeenkomst kan via dit mailadres worden aangevraagd.

Artikel 7 Duur van de overeenkomst

Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van één (1) jaar. Tussentijdse opzegging is niet mogelijk.

Uiterlijk vijftien (15) dagen voor afloop van voornoemde periode ontvangt Gebruiker automatisch een factuur voor verlenging met een nieuwe periode van één (1) jaar, tenzij het account op 30 dagen voor de prolongatiedatum schriftelijk is opgezegd, in dat geval wordt het account met alle data automatisch verwijderd op de prolongatiedatum.

Artikel 8 Wijzigingen in de overeenkomst

De voorwaarden in deze overeenkomst kunnen onaangekondigd aangepast worden. Wijzigingen zijn van kracht zodra deze hier gepubliceerd zijn.

DISCLAIMER

Deze disclaimer is voor het laatst aangepast op 21 november 2019.

Deze disclaimer en de bijbehorende privacyverklaring zijn van toepassing op smilesaas.eu. Door gebruik te maken van smilesaas.eu ga je akkoord met deze disclaimer. Wij raden je aan de disclaimer nauwkeurig door te lezen.

De voorwaarden in deze disclaimer en privacyverklaring kunnen onaangekondigd aangepast worden. Wijzigingen zijn van kracht zodra deze hier gepubliceerd zijn.

Deze disclaimer is binnenkort ook beschikbaar in het Engels. Mocht de Engelse disclaimer verschillen vertonen met de Nederlandse versie, dan is de Nederlandstalige disclaimer leidend.

Eigenaar

Smilesaas.eu is eigendom van Smile BV (KvK nr. 16054406). De software en content op smilesaas.eu zijn intellectueel eigendom van Smile BV. Kopiëren, verspreiden en elk ander gebruik van deze materialen is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van Smile BV tenzij nadrukkelijk anders is vermeld.

Aansprakelijkheid

Hoewel Smile BV maximale zorg besteedt aan de op smilesaas.eu getoonde informatie en functionaliteit, kan niet voor de juistheid en volledigheid daarvan worden ingestaan. Smile BV aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor enige schade die direct of indirect ontstaat als gevolg van (de onmogelijkheid van) het gebruik van de op smilesaas.eu getoonde informatie en functionaliteit. Smile BV garandeert evenmin dat smilesaas.eu foutloos of ononderbroken zullen functioneren.

Alle informatie en functionaliteit op smilesaas.eu is bedoeld om organisaties te helpen met het onderwerp data privacy. De informatie op smilesaas.eu heeft deels een adviserend karakter. Beslissingen op basis van de informatie zijn voor eigen rekening en risico.

Alle informatie en functionaliteit op smilesaas.eu is bedoeld om organisaties te helpen met het onderwerp integraal risicomanagement via de modules Risico’s & Maatregelen, Audits & Afwijkingen, (Bijna) Incidenten, Klachten & (Aan)vragen en Verbeterplannen. De informatie op smilesaas.eu heeft deels een adviserend karakter. Beslissingen op basis van de informatie zijn voor eigen rekening en risico.

PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 21 november 2019.

Als je smilesaas.eu gebruikt, stel je ons in staat om persoonlijke gegevens over jou te verzamelen. Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig met jouw gegevens wordt omgegaan en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die jij ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. In het kort komt onze privacyverklaring erop neer dat we jouw persoonsgegevens:

alleen gebruiken voor doelen die met jou zijn overeengekomen
niet met anderen zullen delen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of activiteiten (zie kopje derden)
zorgvuldig beveiligen
Persoonsgegevens

Wanneer je gebruik maakt van onze diensten vragen we jou om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de dienst te kunnen leveren en worden door de Smile BV bewaard conform de wettelijke bewaarplicht.

Wanneer je ons e-mail of andere berichten stuurt, worden deze opgenomen in ons archief en conform de wettelijke bewaarplicht opgeslagen. Soms vragen wij jou naar persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk jouw vragen te verwerken en jouw verzoeken te beantwoorden.

De gegevens die jij vastlegt in smilesaas.eu zijn jouw eigendom worden niet langer bewaard dan nodig is. Zodra je jouw abonnement beëindigd, worden de gegevens binnen 14 dagen vernietigd.

Beveiliging

Smile BV is ISO 27001 gecertificeerd en heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de door jou verstrekte (persoons)gegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik. Onze werknemers zijn wettelijk verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren.

Wij maken gebruik van derden bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten. Indien deze derden daarbij toegang hebben tot jouw gegevens, nemen wij passende maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor de beoogde doelen worden gebruikt. Hiervoor is met alle relevante derden een bewerkersovereenkomst gesloten. In geen geval verkoopt Smile BV jouw persoonsgegevens aan derden.

Indirecte gegevens en cookies

Ook op indirecte wijze worden automatisch gegevens aan Smile BV verstrekt, zoals bijvoorbeeld jouw IP-adres. Smile BV zal de privacy van gebruikers van smilesaas.eu respecteren en deze gegevens uitsluitend gebruiken voor vooraf beschreven doeleinden en in overeenstemming met de AVG behandelen.

Wij vinden het van groot belang dat jij weet welke cookies smilesaas.eu inzetten en voor welke doeleinden ze gebruikt worden. We willen graag zowel jouw privacy als de functionaliteit van smilesaas.eu zoveel mogelijk waarborgen. Hieronder lees je meer over de cookies die gebruikt worden door en via smilesaas.eu en voor welke doeleinden.

Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein tekstbestandje dat op de harde schijf van jouw computer, laptop, smartphone of tablet wordt geplaatst op het moment dat je een website of webapplicatie bezoekt.

Door het gebruik van cookies functioneren smilesaas.eu beter. We krijgen door het plaatsen van cookies meer inzicht in het gebruik en de effectiviteit van de software. Zo kunnen we zien hoe vaak en wanneer jij bepaalde functionaliteiten bezoekt, welk type apparaten gebruik worden door onze bezoekers en wat de meest gebruikte resolutie is.

Het gebruik van cookies is veilig. Er kan geen persoonlijke informatie, zoals een telefoonnummer of een e-mailadres, uit cookies worden herleid. Cookies kunnen dus ook niet worden gebruikt voor e-mail- of (tele)marketing acties.

Welk soort cookies plaatst Smile BV en waarom?

Functionele cookies

Op smilesaas.eu gebruiken we functionele cookies om ervoor te zorgen dat smilesaas.eu naar behoren werken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een cookie die vraagt of u het plaatsen van ‘andere’ cookies toestaat.

Dit soort cookies hebben geen of een zeer geringe impact op jouw privacy. Ze zijn daarom uitgezonderd van de toestemmingsvereiste onderdelen in de Telecommunicatiewet. Als gevolg daarvan vraagt Smile BV geen toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Analytische cookies

Smile BV gebruikt Google Analytics-cookies. Analytics cookies worden gebruikt om het gebruik van smilesaas.eu in kaart te brengen en te analyseren, zodat de kwaliteit en/of de effectiviteit van smilesaas.eu verbeterd kan worden. Smile BV gebruikt Google Analytics-cookies conform de handleiding die het College Bescherming Persoonsgegevens heeft opgesteld. Er is een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten, de informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd (zo wordt o.a. het laatste octet van het IP-adres verwijderd) en er worden geen andere gegevens gedeeld. Hierdoor is voor het gebruik van deze Analytics cookies geen toestemming vereist.

Van de informatie die wij verzamelen worden statistieken gemaakt. Deze statistieken geven ons inzicht in hoe vaak functionaliteiten gebruikt worden, waar gebruikers de meeste tijd doorbrengen, enzovoort. Hierdoor zijn wij in staat de structuur, navigatie en inhoud van smilesaas.eu te verbeteren. Bijvoorbeeld door informatie aan te vullen of door het gebruikersgemak te verbeteren.

De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Smile BV heeft hier geen invloed op.

Overige cookies

Naast de in de vorige paragraaf genoemde cookies, willen onze websites van enkele aanvullende cookies gebruik maken. Hiervoor is toestemming nodig. Wanneer je doorklikt naar een vervolgpagina van de betreffende websites en op die manier toestemming verstrekt, kunnen ook onderstaande cookies worden geplaatst.

Social media

Op smilesaas.eu kunnen buttons worden opgenomen om (bepaalde informatie in) pagina’s te delen via sociale netwerken als Facebook, Twitter, LinkedIn, etc. Deze buttons maken gebruik van stukjes code die van deze sociale media platforms afkomstig zijn. Wanneer er iets gedeeld wordt met deze buttons, worden er cookies geplaatst. Voor meer informatie over wat deze sociale media platforms met de (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken, verwijzen wij naar hun eigen privacy verklaringen. Smile BV heeft hier geen invloed op.

Hoe zijn cookies te verwijderen?

Wil je helemaal niet dat websites of webapplicatie cookies plaatsen op jouw computer of randapparatuur? Dan kun je jouw browserinstellingen hierop aanpassen. De werkwijze verschilt per browser. Raadpleeg indien nodig de helpfunctie van de browser.

Privacybeleid van derden

Dit privacy statement is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de smilesaas.eu zijn verbonden. Er wordt door Smile BV geen enkele verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid wordt aanvaard met betrekking tot de wijze waarop deze derden omgaan met persoonsgegevens. Daar waar het partners betreft heeft smilesaas.eu met deze partners wel een duidelijke gedragscode afgesproken.

Contactgegevens

De verantwoordelijke voor smilesaas.eu is: Smile BV. Vragen over het privacy beleid van smilesaas.eu kunnen worden verstuurd via dit mailadres. Ook met suggesties over de inhoud van ons privacy beleid of klachten over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, kun je ons via dit contactformulier benaderen.

Inzien en aanpassen persoonsgegevens

Je hebt het recht om aan ons te vragen welke persoonsgegevens er van jou in onze gegevensbestanden zijn opgeslagen. Wanneer je meent dat die persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kun je ons verzoeken jouw persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Verzoeken om aanpassingen zullen wij zo snel mogelijk behandelen.

Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst, disclaimer en privacy verklaring is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen uit hoofde van of in verband met de overeenkomst, disclaimer en privacy verklaring zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Je bent aan het eind gekomen van onze SaaS-voorwaarden, fijn dat je de moeite hebt genomen ze door te lezen!