Privacyverklaring

Smile vindt het belangrijk dat ieders privacy op een zorgvuldige manier wordt beschermd. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over jou en jouw gebruik van onze diensten hebben verzameld.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van www.smile.nl. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze privacyverklaring is 1 augustus 2021, met het publiceren van een nieuwere versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies.

Deze privacyverklaring beschrijft welke gegevens over jou door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt, met wie, en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld.

Ook leggen wij aan je uit op welke wijze wij jouw gegevens opslaan en hoe wij jouw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten je hebt met betrekking tot de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring dan kun je contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming, namelijk de heer F. Bolder. Zijn e-mailadres is privacy@smile.nl en hij is telefonisch bereikbaar onder nummer 073-5280040.

i. Definities

  1. Privacyverklaring: deze privacyverklaring.
  2. Gebruiker: iedere gebruiker van de website smile.nl, alsmede iedere persoon die diensten van Smile afneemt.
  3. Verwerkingsverantwoordelijke: Smile B.V., statutair gevestigd te ‘s-Hertogenbosch, kantoorhoudende te (5231 GT) ‘s-Hertogenbosch aan de Rompertsebaan 50. Je kunt contact opnemen met Smile via het e-mailadres: info@smile.nl of via het telefoonnummer: 073-5280040.
  4. Website: de website smile.nl.

Functionaris voor Gegevensbescherming: de heer F. Bolder. Je kunt hem benaderen via het e-mailadres: privacy@smile.nl, alsmede op het telefoonnummer: 073-5280040.

ii. Algemeen

  1. In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe Smile (persoons)gegevens van haar Gebruikers verwerkt in het kader van de website en de dienstverlening.

iii. Persoonsgegevens

    1. Een persoonsgegeven betreft informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Afhankelijk van het gebruik van de website van Smile en haar dienstverlening door gebruikers kan Smile de volgende gegevens van haar gebruikers verwerken:
      1. Voor- en achternaam;
      2. Functietitel;
      3. Bedrijfsnaam;
      4. E-mailadres;
      5. Gegevens die betrekking hebben op het apparaat (te noemen: laptop, mobiel, computer etc.) van Gebruiker, zoals een IP-adres;
      6. Communicatievoorkeuren;
      7. Informatie verkregen via cookies, over het gebruik van de website door de Gebruiker;
    2. Smile verzamelt op de volgende manieren persoonsgegevens van Gebruiker:
    3. wanneer de desbetreffende Gebruiker deze persoonsgegevens via de website aan Smile heeft verstrekt;
    4. door contact op te nemen met een verzoek om informatie over de diensten of producten van Smile;
    5. een aanvraag te doen voor een adviesgesprek of demo;
    6. een inschrijving te doen voor een nieuwsbrief, webinar, ondemand webinar of event of
    7. een aanvraag te doen voor een download zoals een whitepaper, klantcase, factsheet of brochure.
    8. Als de Gebruiker verplicht is om bepaalde gegevens te verstrekken, dan zal de Gebruiker geïnformeerd worden over de mogelijke gevolgen wanneer deze niet worden verstrekt.

iv. Doeleinden en grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens.

      1. Smile verwerkt de persoonsgegevens van een Gebruiker op basis van de wettelijke grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op basis van:
        1. Toestemming;
        2. Uitvoering van een overeenkomst met Gebruiker;
        3. Verzoek inzake een afspraak voor een adviesgesprek of demo;
        4. Verzoek inzake een inschrijving voor een nieuwsbrief, webinar, ondemand webinar of event;
        5. Verzoek inzake een download zoals een whitepaper, klantcase, factsheet of brochure;
        6. Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
        7. Vervulling van een taak van algemeen belang;
        8. Gerechtvaardigd belang van Smile of een derde.
      2. Smile verwerkt bepaalde persoonsgegevens ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. De gerechtvaardigde belangen van Smile zijn onder andere: marketing, reclame, onderzoek van eigen producten of diensten, IT-beheer en beveiliging, delen met aan Smile gelieerde partijen enzovoorts.
      3. Sommige organisaties nemen een besluit op basis van automatisch verwerkte gegevens. Dit is bij Smile niet van toepassing.
      4. Smile verwerkt persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden, op basis van de daarbij genoemde grondslagen:

 

Doel

Grondslag

Het aanbieden van producten of diensten in het kader van de website van Smile. Hierbij gelden de volgende diensten: het aanbieden van softwareoplossingen. Verder worden er adviesgesprekken of een online demo aangeboden, waarbij men informatie krijgt over de softwareoplossingen van Smile.

 

Uitvoering van de overeenkomst

Gerechtvaardigd belang

Verbetering van de aangeboden producten of diensten, onder meer door een analyse van het gebruik ervan. Uitvoering van de overeenkomst

Gerechtvaardigd belang

Het aangaan en onderhouden van een klantrelatie met Gebruiker, bijvoorbeeld voor het versturen van informatieve berichten over producten of diensten of het reageren op vragen en verzoeken van Gebruiker.* Uitvoering van de overeenkomst

Gerechtvaardigd belang

Het versturen van de nieuwsbrief van Smile.* Gerechtvaardigd belang

Toestemming

Het aanbieden van gerichte advertenties gebaseerd op de interesses van Gebruiker, waarbij cookies en vergelijkbare technologieën worden gebruikt om de relevante informatie over Gebruiker te verzamelen. Gerechtvaardigd belang

Toestemming

Het aanbieden van embedded content via sociale media, waarbij cookies en vergelijkbare technologieën van de desbetreffende derden worden gebruikt om relevante informatie over Gebruiker te verzamelen. Gerechtvaardigd belang

Toestemming

 

*) De e-mailcommunicatie rondom aanmeldingen op de website en de nieuwsbrieven, worden door ons (geautomatiseerd) verstuurd via Mailchimp. Naast jouw e-mailadres en eventuele andere persoonsgegevens die voor de betreffende aanmelding van toepassing zijn, leggen we in sommige gevallen ook het onderwerp van de betreffende aanmelding vast. Via Mailchimp worden ook geanonimiseerd gegevens over het klikgedrag verzameld. Zo kunnen wij zien hoe onze e-mailcommunicatie en nieuwsbrieven worden ontvangen en gefundeerde beslissingen nemen over het optimaliseren van de e-mailcommunicatie en nieuwsbrieven. In iedere e-mail of nieuwsbrief die je van ons krijgt heb je onderaan de optie om je uit te schrijven of aan te geven welk type mailings je wel en niet van ons wilt ontvangen. Voor de aanvraag voor een webinar maken wij gebruik van de IT-dienst Webinargeek. De gegevens die wij verzamelen via Webinargeek (zie hun privacyverklaring) gebruiken wij om de dienst webinars aan gebruikers die hiervoor een aanvraag hebben gedaan en toestemming hebben verleend, te kunnen uitvoeren. De gegevens die we via Webinargeek verzamelen worden gedeeld met Mailchimp om te communiceren over de aanvraag.

v. Bescherming persoonsgegevens

    1. Smile gaat heel zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen* genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking.
    2. Persoonsgegevens worden wanneer mogelijk geanonimiseerd verzameld. Hierdoor proberen wij zo veel mogelijk jouw gegevens te beschermen.

*) Smile is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd.

vi. Verstrekking van persoonsgegevens aan derde partijen

    1. Smile zal de persoonsgegevens van haar Gebruikers niet aan derde partijen verstrekken tenzij:
      1. De persoonsgegevens worden verstrekt aan een door Smile voor in deze privacyverklaring opgesomde doeleinden; of
      2. Smile op grond van wettelijke verplichting gehouden is persoonsgegevens door te geven aan bevoegde instanties; of
      3. Smile voor de uitvoering van de overeenkomst gebruik maakt van derden dienstverlening die namens Smile bepaalde diensten uitvoert, zoals IT-diensten.

vii. Cookies

        1. Smile maakt gebruik van zogenaamde “Cookies”. Met deze cookies verzamelt Smile overeenkomstig de door de Gebruiker opgegeven voorkeuren, automatisch bepaalde gegevens over de geschiedenis van activiteiten van Gebruiker op de website en apps van derden. Zo kunnen persoonsgegevens van Gebruiker worden verzameld terwijl Gebruiker de website of apps gebruikt of als deze op de achtergrond draaien op het apparaat van Gebruiker. Deze gegevens kunnen door Smile worden gecombineerd met andere gegevens over het apparaat van Gebruiker, zoals een IP-adres. Als hiervoor de toestemming van Gebruiker nodig is, zal Smile die vooraf vragen.
        2. De cookieverklaring van Smile dat hier gevonden kan worden www.smile.nl/cookieverklaring, bevat verdere informatie over het gebruik van cookies, waaronder de doeleinden waarvoor Smile cookies gebruikt.

viii. Rechten van gebruikers

          1. De Gebruiker heeft recht op inzage, rectificatie en verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens, overeenkomstig het bepaalde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
          2. Gebruiker heeft tevens het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens.
          3. Gebruiker kan Smile verzoeken om beperking van de verwerking en gegevensoverdraagbaarheid. Dit laatste houdt in dat gebruiker het recht heeft om de persoonsgegevens die Smile over hem of haar heeft, in een gestructureerd, gangbaar en leesbare vorm te ontvangen en eventueel door Smile te laten doorgeven aan een andere
          4. Indien de gebruiker toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens, heeft de Gebruiker te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken.
          5. Indien de Gebruiker van een van deze rechten gebruik wil maken, of indien de Gebruiker vragen heeft over deze privacyverklaring kan de Gebruiker Smile bereiken op privacy@smile.nl of per post benaderen op het adres: Rompertsebaan 50, 5231 GT ‘s-Hertogenbosch, of contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming, zijnde de heer F. Bolder. Zijn e-mailadres is privacy@smile.nl en hij is telefonisch bereikbaar onder nummer 073-5280040.
          6. Gebruikers kunnen zich afmelden van de nieuwsbrief of anderszins via Mailchimp verzonden emailingen ter uitvoer van een aanvraag waarvoor de gebruiker toestemming heeft verleend, door een e-mail te zenden aan privacy@smile.nl of gebruik te maken van de Mailchimp opt-out functie die onderaan de betreffende emailing is te vinden.
          7. Gebruikers hebben het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit kan via: autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

ix. Bewaartermijn

Smile bewaart persoonsgegevens gedurende een periode van 1 jaar sinds het laatste bezoek van de website, tenzij Smile op grond van een wettelijke bepaling verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren.

x. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Smile behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Elke aanpassing zal op deze pagina bekend worden gemaakt. Smile adviseert de Gebruiker dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er aanpassingen zijn doorgevoerd. De huidige privacyverklaring is bijgewerkt op 1 juli 2021.