Veilig incidenten melden in 5 stappen
Incidentenmanagement Kwaliteitsmanagement VeiligheidsmanagementEen meldsysteem voor incidenten, klachten en/of andere feedbackvormen is mooi, maar alleen als mensen er ook gebruik van maken. Hoe zorg je dat mensen zich veilig en gesteund voelen om alles wat niet helemaal goed is gegaan te melden in de software? We geven je een paar gouden tips die jouw medewerkers een eind op weg zullen helpen met veilig incidenten melden.
Tip 1: Betrek medewerkers al in het voortraject
Het is moeilijker om een veilige meldcultuur op te bouwen dan om hem af te breken. Betrek medewerkers door in gesprek te gaan over veilig incidenten melden. Laat ze meedenken over wat het doel van het meldsysteem moet zijn, en wat het voor de melders gaat opleveren. Maak medewerkers onderdeel van het beslistraject, zoals de keuze om wel of niet anoniem te melden. Dat kan drempelverlagend werken, maar ook logistieke problemen meebrengen voor de behandelaar. Het is dus uitermate belangrijk om deze punten op tafel te leggen, maar ook om het vervolgens exact na te leven, zodat mensen vertrouwen op de meldcultuur.
Tip 2: Zorg voor een positieve leer-atmosfeer op de werkvloer
Bij het in gebruik nemen van nieuwe software is het erg belangrijk om te benadrukken dat het een meldsysteem is en geen ‘afrekensysteem’. Als een melder aangeeft dat iets is misgegaan, voelt hij zich daar al slecht genoeg over. Zorg dat er niet gefocust wordt op wat slecht ging, maar op wat erdoor verbeterd kan worden.
Tip 3: Creëer een team van experts
Tip 4: Deel resultaten
Om mensen up-to-date te houden en de positieve meldbeleving verder te versterken is het belangrijk om regelmatig over de effecten te communiceren. Dat kan in het startscherm van de software van Smile, maar ook via andere communicatiekanalen. Houd het proces van melden tot verbeteren zo transparant mogelijk. Beloon de openhartigheid van medewerkers door het vervolgproces net zo serieus op te pakken en hierover te vertellen.
Tip 5: Laat melders zelf verbeteren
Wil je de veilige meldcultuur verder aanjagen tot een echte verbetercultuur? Zorg ervoor dat de stap van melden naar verbeteren niet meer alleen voorbehouden is aan leidinggevenden. Maak trends openbaar en nodig medewerkers actief uit mee te denken over verbeteringen. Dit heeft een bewezen positief effect op de meldcultuur.
Veilig incidenten melden met Smile?
Ontdek hoe we jouw organisatie hierbij kunnen helpen met slimme online software voor incidentenmanagement.
