Veilig incidenten melden in 5 stappen

Een meldsysteem voor incidenten, klachten en/of andere feedbackvormen is mooi, maar alleen als mensen er ook gebruik van maken. Hoe zorg je dat mensen zich veilig en gesteund voelen om alles wat niet helemaal goed is gegaan te melden in de software? We geven je een paar gouden tips die jouw medewerkers een eind op weg zullen helpen met veilig incidenten melden.

Tip 1: Betrek medewerkers al in het voortraject

Het is moeilijker om een veilige meldcultuur op te bouwen dan om hem af te breken. Betrek medewerkers door in gesprek te gaan over veilig incidenten melden. Laat ze meedenken over wat het doel van het meldsysteem moet zijn, en wat het voor de melders gaat opleveren. Maak medewerkers onderdeel van het beslistraject, zoals de keuze om wel of niet anoniem te melden. Dat kan drempelverlagend werken, maar ook logistieke problemen meebrengen voor de behandelaar. Het is dus uitermate belangrijk om deze punten op tafel te leggen, maar ook om het vervolgens exact na te leven, zodat mensen vertrouwen op de meldcultuur.

Tip 2: Zorg voor een positieve leer-atmosfeer op de werkvloer

Bij het in gebruik nemen van nieuwe software is het erg belangrijk om te benadrukken dat het een meldsysteem is en geen ‘afrekensysteem’. Als een melder aangeeft dat iets is misgegaan, voelt hij zich daar al slecht genoeg over. Zorg dat er niet gefocust wordt op wat slecht ging, maar op wat erdoor verbeterd kan worden.