Kennisartikel  

Leren in de praktijk – digitale transformatie van auditprocessen

Audits Controles Digitale transformatie Self-assessment

Traditionele audits om te toetsen of wordt voldaan aan wet- en regelgeving en/of voor certificeringstrajecten roepen nog vaak weerstaand op, ondanks het gebruik van technieken als waarderend auditen en brown paper audits. Ze brengen ook veel planning en administratie met zich mee omdat alles op orde moet zijn voor dat ene controlemoment. Zo wordt de audit een doel op zich, in plaats van een moment om te kijken waar en hoe processen beter kunnen.

Het is de ervaring van Smile dat je ook met een geheel andere, positievere bril naar periodieke audits kunt kijken. Zoals door interne audits digitaal te transformeren tot een transparant online verbeterproces. Dan maak je van audits een prettig en doeltreffend instrument voor continue verbetering, wat past bij de ambities van de organisatie. Leren door auditeren noemen we dat.

Maar hoe doe je dat? En waar loop je tegenaan als je deze transitie in gang zet?

In de strategische werkgroep ‘Digitale Transformatie van Audits’ ging Smile met vier gerenommeerde organisaties in gesprek over dit actuele onderwerp. De omvangrijke retailer, het internationale productiebedrijf, de unieke exploitant en de strenge toezichthouder bleken opvallend veel gemeen te hebben en kwamen samen tot de volgende conclusies.

1. Digitaliseren is iets anders dan digitale transformatie

De termen ‘digitaliseren’ en ‘digitale transformatie’ worden vaak door elkaar gebruikt. Volgens Wikipedia is digitalisering de overgang van informatie naar een digitale vorm, dat wil zeggen in een vorm die gebruikt kan worden door elektronische apparaten zoals computers. Als je gebruik maakt van de digitale mogelijkheden in auditprocessen kan je simpelweg sneller en effectiever werken. Maar digitale transformatie omvat meer dan digitalisering alleen. Dat vraagt ook om een andere werkwijze. Daarbij worden vanuit het standpunt ‘digitaal is de norm’ alle betrokkenen centraal gesteld en met elkaar verbonden. De eerste stap op weg naar die werkwijze zet je via online self-assessments.

2. Creëer een positieve self-assessment-cultuur

Self-assessments invoeren vraagt om een bewuste aanpak met aandacht voor de menselijke factor. Een succesvolle digitale transformatie van interne auditprocessen staat of valt namelijk met vertrouwen. Een audit- en controlesysteem mag nooit een ‘afrekensysteem’ zijn. De praktijk is vaak anders, als blijkt dat externe auditoren targets hanteren voor het aantal tekortkomingen en dus gaan zoeken naar iets wat verkeerd gaat. Terwijl iemand die aangeeft dat iets is dat beter kan meestal naar zichzelf al kritisch en schuldbewust genoeg is.

Het is daarom belangrijk dat medewerkers zich veilig voelen om fouten of verbeteringen toe te geven en ervan te leren zonder erop afgerekend te worden. Dat vraagt vertrouwen van zowel de medewerker als de auditor. Van de medewerker dat hij vragenlijsten reëel en naar waarheid invult, van de auditor het vertrouwen dat de medewerker dat inderdaad heeft gedaan.

3. Richt je ook op wat er al goed gaat

De meerwaarde van digitale interne audits ligt in het organisatie-breed inzicht verkrijgen in wat goed gaat, wat beter kan én mensen de handvaten reiken om zaken te verbeteren. Creëer daarom rondom audits een aandachtige, positieve, open en informele sfeer waarin samen werken aan verbetering centraal staat.
Het is verleidelijk en menselijk om de aanvullende audits te richten op wat er niet goed gaat. Trap niet in die valkuil, maar richt je pijlen juist ook dat filiaal dat alles op orde heeft of die afdeling die uitblinkt. Leer van hun successen en vertaal ze naar het beleid zodat je ook andere organisatieonderdelen hiermee kunt helpen verbeteren.

 

4. Verschuif de ambitie van ‘audits als controle-instrument’ naar ‘leren door auditeren’

Door traditionele audits te transformeren naar self-assessments maak je medewerkers automatisch meer bewust van het hoe en waarom van het beleid dat via de audit wordt getoetst en geef je hen inzicht in de verbeterkansen. Ook ontstaat automatisch een integraal inzicht in waar het beleid knelt met wat er op de werkvloer mogelijk is.

Immers: als organisatie-breed duidelijk wordt dat bepaalde maatregelen niet kunnen worden nageleefd, is de kans groot dat je qua beleid even terug moet naar de tekentafel of de maatregelen aanpassen zodat de werkvloer er wel mee uit de voeten kan. Als de medewerker merkt dat er op deze manier naar hem wordt geluisterd, zal dit zijn verbeterbereidheid positief beïnvloeden. Zo breng je eenvoudig een transparante integrale verbetercyclus op gang die minder tijd kost dan het traditionele audit proces en veel meer opbrengt. Leren door auditeren dus!

5. Bied ruimte om te experimenten

Het auditvak kampt met ingesleten patronen gebaseerd op controle en angst. Dat maakt de digitale transformatie van auditprocessen extra complex. Je moet het lef hebben om die ingesleten patronen te doorbreken en nieuwe wegen in te slaan. Om te experimenteren met ideeën die nog niet eerder werden uitgeprobeerd. Om te durven experimenteren zonder dat de uitkomst vaststaat, ervan te leren en het opnieuw te proberen.

Je moet de controle dus juist los durven te laten, hoe gek dat misschien ook klinkt. De potentie die dan ontstaat is ongekend en voor je het weet ben je getransformeerd van auditor naar verbetercoach. Durf jij deze nieuwe manier van omgaan met audits aan?

leren door auditeren

Ontdek online software voor audits

Van interne en externe audits tot inspecties en controles – Smile helpt jouw organisatie orde in de chaos te scheppen en meer inzicht en grip te krijgen.

strategie_foto