Blog  

Hoe gebruik je self-assessments voor privacy awareness?

Audits Privacy Self-assessments

Self-assessments zijn een prima middel om de kennis van medewerkers t.a.v. de privacy van persoonsgegevens te toetsen. Je maakt hen hiermee onderdeel van de audit en controle-cyclus. Normensets, zoals uit de ISO27001 of de NEN 7510, kun je vertalen naar vragen. Deze vragensets gebruik je vervolgens als online self-assessments om de werkvloer op maat te beoordelen.

Je stelt afdelingen hiermee in staat om laagdrempelig checks uit te voeren m.b.t. hun eigen privacy-bewustzijn. Dit scheelt tijd en zorgt automatisch voor meer betrokkenheid. Wat iemand niet weet, kan hij immers ook niet toepassen. Dat maakt self-assessments een krachtig hulpmiddel om privacy awareness op de werkvloer te laten landen.

De voordelen van self-assessments voor privacy awareness

Met gepersonaliseerde self-assessments krijg je inzicht in het kennisniveau per afdeling op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Op basis van die data kun je gaan benchmarken en regelmatig de vragenlijsten updaten, afhankelijk van de resultaten van de benchmark. Ook zie je of naarmate de tijd vordert het kennisniveau in de organisatie of op een specifieke afdeling stijgt of gelijk blijft. Als laatste helpt een benchmark je ook om een minimaal kennisniveau aan privacy awareness te stellen, mits je kijkt naar wat daadwerkelijk haalbaar is én je medewerkers voorziet van kennis om aan de vereisten te voldoen. We noemen hier nog een aantal tips en voordelen voor deze manier van kennis benchmarken.

Invullen wanneer het je uitkomt

Als je online self-assessments responsive zijn voor mobiel dan maak je het een stuk makkelijker om een vragenlijst in te vullen wanneer het je uitkomt. Bijvoorbeeld ’s ochtends in de trein onderweg naar kantoor, in de verloren minuten wanneer je bij een externe afspraak nog even moet wachten, of in de lift naar de parkeerkelder. Juist vanwege de eenvoud en toegankelijkheid is de drempel om de vragen te beantwoorden erg laag en verhoog je de kans dat men de self-assessments uitvoert.

Gamification maakt self-assessments leuk

Iets wat medewerkers (semi)verplicht in moeten vullen stuit regelmatig op weerstand omdat men ‘er geen zin in heeft’. Self-assessments vallen daar ook onder. Door self-assessments leuk te maken, voelt het niet als werk. Voeg bijvoorbeeld een spelelement toe wat de competitiedrang aanwakkert. Zo kun je een benchmark tonen waarmee men de eigen score kan vergelijken met de eigen afdeling of de gehele organisatie, en positieve bekrachtiging toepassen als de self-assessment helemaal is ingevuld.

Positieve feedback geven

Natuurlijk kun je medewerkers erop aanspreken als ze de self-assessments niet invullen, of significant lager scoren dan hun directe collega’s. In de context van een beoordelingsgesprek kun je het beste alleen het invullen van de self-assessments bespreken, en niet de scores. De score an sich is een momentopname en heeft als het goed is tot bewustzijn en verbeter-stappen geleidt. It is dan ook veel interessanter om te kijken hoe de
medewerker het heeft gedaan ten opzichte van vorig jaar. Zo laat je zien dat het vooral gaat om de verbeterstappen. Daarmee voorkom je een angstcultuur, waarin men bang is voor een beoordelingsgesprek omdat ze een paar minder goede assessments achter de rug hebben. Self-assessments zijn niet bedoeld om mensen te bestraffen voor hun kennisachterstand, maar om het kennisniveau in een organisatie te toetsen en te verbeteren.

Transparantie

Een self-assessment heeft vooral meerwaarde als de gegevens met elkaar gedeeld worden. Want dan kun je er ook van leren. Als je een self-assessment alleen maar inzet om gegevens eenzijdig te verzamelen, dan geeft het je misschien wel informatie, maar dan werkt het niet als verbeterinstrument en zullen mensen op termijn afhaken omdat ze niet zien wat er met de informatie gebeurd. Transparantie samen met positieve bekrachtiging is dus van meet af aan belangrijk.

Self-assessments personaliseren

Een belangrijk aandachtspunt bij self-assessments is de manier waarop je de vragen stelt en de inhoud van de vragen. Aan een administratief medewerker stel je andere vragen over AVG-maatregelen dan aan een markteer. In self-assessments kun je vragen personaliseren per afdeling of per functiegroep. Als de vragen als relevant worden ervaren door medewerkers zal de motivatie om de vragen te beantwoorden een stuk hoger zijn.

Gebruik de juiste online tooling voor self-assessments

Dit alles is knap lastig als je hiervoor niet de juiste software in huis hebt. Smile biedt met haar modules prachtige mogelijkheden aan om al deze bovenstaande tips en voordelen te benutten van self-assessments. Met dank aan dergelijke online software voor self-assessments en audits ontdek je hoe self-assessments een belangrijk instrument worden in risicomanagement en verbeterstappen.

self-assessments

Ontdek de potentie van self-assessments

Gebruik online software voor self-assessments om kennis en gedrag te toetsen

smile_klanten_foto