FAQ

Heb je een specifieke vraag?

We doen er alles aan om jou zo goed mogelijk op weg te helpen. Als je iets niet zeker weet, kijk of jouw vraag hieronder wordt beantwoordt. Kom je er nog steeds niet uit? Neem gerust contact op!

Algemeen

Hoe kom ik er achter of Smile kan bieden wat onze organisatie nodig heeft?

Plan vrijblijvend een gratis demo. Tijdens een demo nemen wij de tijd om specifiek voor jouw situatie te laten zien wat je met Smile software kunt doen.

Wat zijn de kosten voor het gebruik van een Smile applicatie?

Omdat onze software veel flexibiliteit biedt, en risicomanagement in organisaties heel veelzijdig is, willen we eerst met jou verkennen waar je het voor wil gebruiken en welke onderdelen daarbij van toepassing zijn. Naast onze SaaS-oplossingen is het in sommige gevallen ook mogelijk om een eigen configuratie samen te stellen. Daarom is het handig om eerst nader kennis te maken. We komen dan met een prijsofferte die is afgestemd op jouw situatie. Vraag ernaar tijdens een gratis demo.

Kan ik deze module uitproberen zonder kosten?

Je kunt kennismaken met de functionaliteiten van de module tijdens een demo. Deze kun je gratis en geheel vrijblijvend aanvragen. Vraag hier een gratis demo aan. Hou de website in de gaten want soms stellen wij ook tijdelijk modules beschikbaar, zodat je deze kunt uitproberen.

Hoe snel neemt Smile contact met mij op als ik een contactverzoek heb verstuurd?

Na ontvangst van jouw contactverzoek nemen wij binnen 1-3 werkdagen contact met je op.

Is Smile software gecertificeerd?

Ja, Smile is gecertificeerd. Lees er alles over in dit bericht.

Hoe lang bestaat Smile?

Smile bestaat ruim 25 jaar. Lees alles over haar geschiedenis op de ‘Over ons‘ pagina.

Hoe gaat Smile om met COVID-19?

Als softwarebedrijf waren wij het al meer dan gewend om virtueel met elkaar samen te werken. Om die reden kostte het ons bedrijf weinig moeite om de omschakeling te maken toen Nederland in lockdown ging. Sterker, we hebben toen heel snel onze tooling om-niet beschikbaar gesteld om organisaties in staat te stellen crisismaatregelen te nemen. Ondanks de vaccinatiegraad bieden wij op dit moment nog steeds hybride werkvormen aan. We respecteren de vrije keuzes van mensen om zich te beschermen tegen corona. Zo kunnen mensen zelf kiezen of ze liever virtueel contact opnemen of op kantoor samen komen.

Wanneer kan ik Smile bereiken?

Op werkdagen kun je Smile tussen 08:30 en 17:00 bereiken.

Hoe kom ik in contact met andere gebruikers van Smile?

Smile organiseert jaarlijks een Gebruikersdag en heeft frequent Mee-denk-dagen voor gebruikers. Je kunt je hiervoor aanmelden via de Events pagina. Ook kun je elkaar treffen in onze Support Community.

Hoe borgt Smile mijn privacy?

Smile hecht waarde aan iedereens privacy en doet er alles aan om jouw gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Lees er alles over in onze privacyverklaring.

Dat geldt ook voor onze Smile applicaties. Lees er alles over in onze Responsible disclosure.

 

Software (Enterprise)

Is het mogelijk om onze IT-systemen met Smile te koppelen?

Ja, dat is in principe mogelijk en beoordelen we op basis van functionele behoeften en wensen. Vanaf Enterprise versie 3.0 bestaat er de mogelijkheid om het Smile platform uit te breiden met zogeheten webhooks. De inrichting van webhooks maakt onderdeel uit van de configuratie van het Smile platform.

Wat zijn webhooks?

Webhooks maken het mogelijk om eenvoudig en snel uitgaande koppelingen (calling webhook) en inkomende koppelingen (receiving webhook) te leggen met andere systemen. Hierdoor is het creëren van interactie tussen processen in verschillende systemen eenvoudig geworden. Zowel periodieke als door het proces getriggerde acties kunnen via een webhook koppeling met andere systemen communiceren.

Wat is het voordeel van webhooks boven andere manieren van koppelen?

Webhooks worden door veel systemen standaard ondersteund waardoor het flexibeler en sneller te realiseren is dan bijvoorbeeld de InteractionBox of andere manieren van koppelen.

Welke koppelingen kunnen met 'receiving webhooks' gemaakt worden?

Met een receiving webhook wordt een koppeling vanuit een ander systeem naar het Smile platform gelegd. In Smile wordt de inkomende data (xml of json of http parameters) verwerkt en met behulp van een mapping opgeslagen in het juiste veld (Veldnaam A in het verstuurde xml-bestand dient in Smile in veld X te worden opgeslagen). Ter illustratie enkele use cases waarvoor de receiving webhooks toegepast kunnen worden:

  • Melders hebben een webformulier tot hun beschikking op een website om meldingen in te kunnen dienen. De meldingen worden direct na opslaan van het formulier naar Smile verzonden en verwerkt, waarna er een melding in Smile aangemaakt is.
  • Stamgegevens (masterdata) welke bij de meldingen gebruikt worden, worden onderhouden in een ander systeem. Om diverse redenen kan het wenselijk zijn deze geautomatiseerd in Smile te laten onderhouden, denk aan invoer alleen in de bron, data altijd up-to-date en gelijk over systemen heen. Eens per dag worden de stamgegevens aan Smile aangeboden, waarna Smile deze verwerkt en bijwerkt. Hiermee zijn altijd de actuele stamgegevens zoals ze in een ander (bron)systeem worden onderhouden beschikbaar.

Welke koppelingen kunnen met 'calling webhooks' gemaakt worden?

Met een calling webhook wordt een koppeling vanuit het Smile platform naar een ander systeem gelegd. Smile zal een xml, json of ander type request uitsturen naar het andere systeem ter verwerking. Een calling webhook kan met een vaste frequentie worden getriggerd of op basis van een trigger in het proces. Ter illustratie een voorbeeld van toepassing van de sending webhooks:

Indien nadere analyses, waarin data uit diverse andere systemen beschikbaar wordt gesteld. Eens per dag ’s nachts wordt meta-data van alle klachten in het Smile platform als xml of json-bestand naar het BI-systeem van de klant gestuurd. Hiermee is dagelijks actuele informatie van klachten beschikbaar om analyses in combinatie met data uit andere processen mee uit te voeren.

Waar kan ik meer informatie krijgen over de technische aspecten van webhooks?

We hebben een document opgesteld met hierin technische specificaties m.b.t. het koppelen met webhooks. Download hier de pdf.

Release info (SaaS)

Op welke punten verbetert Smile haar SaaS software?

Er zijn 3 onderdelen waar we continu (iedere release) aandacht aan besteden:

  • Major updates
  • Bibliotheek en inhoud
  • Multitenant structuur en rechten

Wat kan ik als SaaS klant verwachten van een major update?

Iedere 4 maanden releasen we een nieuwe major. Deze releases bestaan uit verschillende verbeteringen, componenten en features. Het releasen van een major neemt over het algemeen 1 release in beslag.

Hoe verbeteren jullie de bibliotheek en de inhoud?

De bibliotheek wordt steeds meer de motor van het Smile SaaS platform. De stip op de horizon is dat er inhoud (zoals categorieën, oorzaken, systemen, leveranciers, risico’s, ISO templates, etc) uit de bibliotheek gehaald kan worden zodat je direct aan de slag kan. We zijn druk bezig om de bibliotheek technisch sluitend te maken en zijn tegelijkertijd samen met onze partners en ons moederbedrijf Kader bezig om de bibliotheek van inhoud te voorzien. Deze inhoud zal op termijn ook per sector beschikbaar komen.

Hoe maakt Smile een multitenant structuur mogelijk?

Tenant is het Engelse woord voor huurder. Het Smile SaaS platform is een appartementencomplex en iedere klant gebruikt hier 1 of meer appartementen(tenants).

Als een klant meerdere tenants heeft kunnen deze tenants bij elkaars data. Ook gebruiken wij een tenant voor onze bibliotheek waar alle klanten bij kunnen. Wanneer een klant wel of niet bij deze data kan is een essentieel onderdeel van de werking van het Smile SaaS platform. Hier is het natuurlijk zaak dat klanten alleen die dingen zien die ze mogen zien. Niets meer, niets minder. Dit is een component van het Smile SaaS Platform waar we iedere release aandacht aan besteden en ook verbeteringen in doorvoeren.

Wat is er bijzonder aan de nieuwe module Checks & Vragenlijsten?

Met onze nieuwe release 3.5 hebben we een nieuwe vragenlijst component ontwikkelt met veel meer mogelijkheden en functies. Hier hebben we veel aandacht besteedt om functie dekkend te zijn. Hier hebben we niet alleen gekeken naar functies die we al hadden, maar hebben we ook functies toegevoegd waar veel vraag naar was bij onze klanten of functies die al bestonden in andere soortgelijke oplossingen.

Wat houdt de nieuwe benchmark functie voor het Onderwijs in?

Voor klanten in het onderwijs (MBO/HBO/WO) hebben wij een benchmark module ontwikkeld. Met deze module worden ieder jaar resultaten verzameld van ongeveer 100 instellingen op het gebied van informatiebeveiliging.

Tijdens deze releases gaan we ervoor zorgen dat de nieuwe vragenlijst component ook gebruikt kan worden voor de benchmark.

Welke verbeteringen kan ik als klant verwachten van de risicomodule?

Een veelgehoorde wens bij onze klanten is om de risicomodule meer volwassen te maken. Tijdens de afgelopen periode hebben we vanuit verschillende overleggen (zoals gebruikersgroepen, evaluaties, etc) feedback verzameld. Op dit moment zijn we samen met Kader bezig met het ontwerpen van een proof of concept die we als basis gaan gebruiken voor de ontwikkelingen in deze module.

Welke updates kan ik verwachten m.b.t. opslag van documenten?

Documenten worden op steeds meer plekken in het Smile SaaS Platform gebruikt. Iedere module heeft de mogelijkheid om bestanden te uploaden en sommige modules (zoals Audits) hebben de mogelijkheid om deze documenten her te gebruiken. Doorgaand op deze ontwikkeling willen we ervoor zorgen dat documenten centraal geüpload kunnen worden zodat deze makkelijker gebruikt kunnen worden over verschillende modules heen. Vanuit daar is het natuurlijk een kleine stap om bij deze documenten ook een eigenaar, deadline en een status (of deze concept of gepubliceerd is) vast te leggen.

Welke verbeteringen staan er op stapel voor de module Verwerkingsregister?

Het register is systeem centraal opgezet. Dat wil zeggen dat er eerst een bedrijfsmiddelen inventarisatie gedaan moet worden voordat er verwerkingen geregistreerd kunnen worden. We willen er naartoe dat verwerkingsactiviteiten ook geregistreerd kunnen worden zonder systemen. Daarnaast hebben we in samenwerking met meerdere experts kritisch gekeken naar welke velden er echt nodig zijn. Omdat we teruggaan naar de basis wordt het “vernieuwde” verwerkingsregister makkelijker en laagdrempeliger.

Wanneer komt er een free/gratis account om Smile uit te proberen?

Steeds vaker komt de vraag: “kunnen we het even proberen?”. Hiervoor willen we ons gratis account weer in het leven roepen. Dit legt natuurlijk focus op het laagdrempelig en toegankelijk maken van ons gehele platform. Dus samen met het aanbieden van gratis gebruik gaan we ook de onboarding van nieuwe gebruikers verbeteren.

Komt er een meertalige SaaS versie van Smile?

Er is steeds meer vraag naar ons platform van internationale klanten. Waarschijnlijk gaan we er ergens in Q4 2021 voor zorgen dat de basis van ons platform beschikbaar komt in het Nederlands en Engels.

Als klanten andere talen willen kunnen ze deze zelf toevoegen zodat we langzaam steeds meer talen beschikbaar gaan krijgen voor al onze gebruikers.

Zodra we hier de eerste stap zetten zullen we ook hier iedere release aandacht aan besteden zodat we een geweldige meertalige applicatie kunnen leveren.

Welke nieuwe features zitten er in het Smile SaaS platform?

We noemen hier een paar voorbeelden. Zo kun je nu makkelijker filteren en sorteren op dataverwerkingen:

sorteren_filteren

sorteren_filteren_smile

En kun je snel een tijdstip toevoegen bij een melding:

tijd_toevoegen

Staat jouw vraag er niet tussen?

Vraag een gratis demo aan Neem contact op